Abakon toimittama oikeushallinnon intranet otettiin käyttöön vuoden 2014 alussa. Intraa ja sen palveluja kehitetään ja laajennetaan vuosittain vastaamaan muuttuneita tarpeita. Tietopalvelupäällikkö Aki Hietasen mukaan hankkeen keskeinen tavoite on ollut kehittää ja tehostaa sisäistä viestintää sekä saada aikaan kustannussäästöjä.
− Tässä on onnistuttu. Kymmenen erillisen intranetin sijaan meillä on nyt yksi yhteinen kanava. Sen kautta tavoitamme helposti ja kattavasti halutut toimijat koko hallinnonalalta, sektoreista ja virastoista yksittäisiä virkamiehiä myöten. Turhasta sähköpostiliikenteestä on päästy.
− Myös käyttäjien asenne intraan on muuttunut. Se nähdään nyt entistä selvemmin yhteiseksi työvälineeksi eikä esimerkiksi vain paikaksi lisätiedon hankkimiseen.
Hietasen mukaan yhteinen intranet onkin askel kohti virkamiehen sähköistä työpöytää, josta työntekijät pääsevät suoraan kaikkiin tarvitsemiinsa toimintoihin ja sovelluksiin. Seuraava vaihe tähän suuntaan voi olla esimerkiksi sähköpostin, kalenterin ja asianhallinnan kytkentä osaksi intranetiä.
− Käyttäjät toivoivat helppokäyttöisyyttä, nopeutta ja sosiaalisen median tyyppisiä palveluja. Esiin nousivat esimerkiksi eri tavoin rajatuille ryhmille tarkoitetut keskustelupalstat, wikityyppinen tiedon jakaminen sekä blogit. Statossa oli näitä varten jo valmiiksi käytännön välineitä, Hietanen kertoo.
Oikeushallinnon käyttäjäoikeuksiin liittyvä järjestelmä uudistettiin samaan aikaan intranethankkeen kanssa. Kun intran käyttäjiä on paljon ja heillä on tiedon käyttäjinä ja tuottajina erilaisia rooleja, myös käyttöoikeushallinta joutuu testiin.
− Käyttöoikeuksia varten meillä tehtiin melko paljon kehitystyötä. Sitä edisti se, että Statossa on laajasti valmiiksi mietittyjä käyttöoikeushallinnan toimintoja, Hietanen toteaa.
− Esimerkinomaisena kehityshankkeena selvitämme internetsisältöjen hyödyntämistä automaattisesti intrassa. Kun meillä on molemmissa palveluissa sama toimittaja, lähtökohta automatisointiin on hyvä. Esimerkiksi internetylläpidossa voi olla painike ” julkaise tämä myös intrassa”, ja siitä sisältö lähtee työjonoon kohti oikeaa paikkaa, Hietanen kertoo.
− Ylläpitäjille intranetin ja internetin samankaltaiset tuotantoympäristöt tuovat ison hyödyn, sillä pääosin samat henkilöt päivittävät molempia.
Abakon järjestämä intranetin käyttöönottokoulutus oli alkuvaiheen suora linja käyttäjäpalautteelle. Työpajatyyppisessä koulutuksessa käyttäjät tekivät aidosti työhönsä kuuluvia tehtäviä ja kokeilivat, miten intranet palvelee juuri heidän tarpeitaan.
− Toiveita ja kehitysehdotuksia tulee isosta organisaatiosta viikoittain, ja tarvittaessa saamme halutut muutokset nopeasti. Meillä on kaiken aikaa suora yhteys intranetimme toimittajaan, mikä on iso etu, Hietanen sanoo.